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So bleibt man Produktiv oder so sagt man Nein.

Ob es im Unternehmertum oder im Angestelltenverhältnis steht immer die eine Frage im Raum: „Wie kann man seine eigene Produktivität steigern ?“. Es gibt viele verschiedene Motivationen um seine Produktivität zu steigern. Eine davon ist ganz sicherlich mehr Zeit für etwas anderes zu haben oder mehr Arbeit im gleichen Zeitraum zu erledigen.

Während meiner Arbeit hatte ich unterschiedliche Auslastungen gehabt. An einigen Tagen hatte ich viel zu tun, an den anderen Tagen weniger. Dort stellte ich fest, dass ich die höchste Produktivität bei einer Auslastung bei ca. 80% meiner Arbeit hatte.  Auf den ersten Blick wundert man sich, da man annehmen würde, dass 100% Arbeitsauslastung das Ziel wäre. Im Allgemeinen ist diese  Vorstellung natürlich Falsch und entspricht nicht der Realität.

Hier ein Beispiel:

Der normale Arbeitstag besteht aus 8 Stunden. Wir haben an diesem fiktiven Tag 8 Meetings mit einer Länge von 1 Stunde. Das entspricht jetzt unserer Auslastung zu 100 %. Wenn jetzt jeder dieser Meetings jeweils 5 Minuten von einander entfernt sind, so werde ich niemals 6 Meetings vollständig Besuchen können.

Wenn wir Freiräume in unsere Planung einplanen, haben wir zwar nur 7 Meetings aber dafür vollständig abgearbeitet. Aus diesem Grund ist es wichtig seine Planung auf 80% Auslastung zu organisieren um am effektivsten zu arbeiten.

Eines der Wege ist es Nein zu sagen.

Wie sagt man NEIN ?

Während des Geschäftsbetriebs ist es für viele Mitarbeiter schwierig Nein zu sagen. Und das obwohl man zu gedeckt mit Arbeit ist. Viele Menschen scheuen den Konflikt mit seinen Mitarbeitern oder wollen kein falschen Eindruck bei anderen liefern.  Gerade Nein Sagen ist Wichtig um seine Arbeitszeit optimal auszulasten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie man Nein sagen kann.

  1. Share the Story – Erzähl deinem Kollegen oder Chef , dass du gerade an einem Wichtigen Projekt dran bist, und wenn du eine weitere Aufgabe annehmen würdest, du die Deadline überschreiten wirst. Also erzähle deine Situation, warum du es nicht machen kannst.
  2. Why  – Frage warum gerade jetzt und nicht zu einem Späteren Zeitpunkt, ob es wirklich Zeitkritisch ist, versuch die Argumentation so zu lenken, dass es jetzt nicht nötig ist.
  3. What for ? – Frage wofür das jetzt wichtig ist, welches Problem damit gelöst werden soll.
  4. Clearity – Sei klar mit deiner Aussage. Ein „Vielleicht kann ich machen“ wird vom gegenüber als Ja-Interpretiert, während du es eher Nein sagen willst.
  5. Emphaty – Versuch Verständnis deines Gegenübers zu bekommen und Argumentiere so, dass man die andere Seite versteht aber das man selber gerade an Arbeit dran ist.
  6. Practice  – Üben, Üben und üben.

 

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